ฮิตาชิ ดาต้า ซิสเต็มส์ เผยยุทธศาสตร์เพิ่มมูลค่าธุรกิจด้วยระบบการจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวร ผลพวงจากข้อมูลขององค์กรที่เพิ่มจำนวนขึ้นอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายด้านการดำเนินงานเพิ่มขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานของแอปพลิเคชันลดลงพร้อมๆ กับเกิดความเสี่ยงภายในองค์กรที่เพิ่มมากขึ้น เมื่อบริษัทต่างๆ ต้องการจัดการข้อมูลที่มีปริมาณเพิ่มมากขึ้นนี้ให้ดีขึ้น ต้องพบกับปัญหาที่ไม่คาดคิดโดยเฉพาะการสร้างสมดุลด้านค่าใช้จ่าย ขณะเดียวกันก็ต้องสามารถเก็บรักษาและเข้าถึงเนื้อหาเหล่านั้นได้ตามข้อกำหนดของการควบคุมองค์กร การค้นหาแบบอิเล็กทรอนิกส์ และต้องเป็นไปตามกฎระเบียบที่มี
นายทวีศักดิ์ แสงทอง ผู้จัดการประจำประเทศไทย บริษัท ฮิตาชิ ดาต้า ซิสเต็มส์ กล่าวถึงกลยุทธ์ด้านการจัดเก็บข้อมูลอีเมลว่าชีวิตปัจจุบันของแต่ละคนล้วนมีข้อมูลอยู่รอบตัวไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่ในวันหนึ่งๆ องค์กรส่วนใหญ่จะไม่มีการเข้าถึงอีเมล จะเห็นได้ว่าแอปพลิเคชัน เช่น อีเมล ถือเป็นวิธีการที่สะดวกและรวดเร็วในการจัดการกิจกรรมทางธุรกิจเกือบทั้งหมด โดยอีเมลถูกจัดประเภทให้อยู่ในกลุ่มข้อมูลที่ไม่มีระเบียบ การจัดการกับสิ่งนี้จึงเป็นปัญหาใหญ่อีกปัญหาหนึ่งที่อุตสาหกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศ (ไอที) เห็นพ้องต้องกัน
ปัจจุบันการสูญหายของอีเมลและไฟล์เพียงรายการเดียวก็อาจส่งผลให้องค์กรต่างๆ ต้องสูญเสียเงิน นับล้านดอลลาร์ ตลอดจนเกิดความเสี่ยงและโอกาสที่จะขาดทุนได้ ดังนั้น ระบบจัดเก็บข้อมูลองค์กรจึงไม่ใช่เรื่องภายในที่เกี่ยวข้องเฉพาะด้านเทคนิคอีกต่อไป ประกอบกับสภาพแวดล้อมในด้านการควบคุมองค์กรที่เข้มงวดมากขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงให้น้อยลง เช่น กรณีอื้อฉาวของการตบแต่งบัญชีองค์กรนั้นได้นำไปสู่การเกิดกฎระเบียบขึ้นมากมายตามปริมาณข้อมูลที่มีอยู่ โดยกฎระเบียบหลักๆ อย่าง Sarbanes-Oxley ได้ระบุให้ต้องมีระบบจัดเก็บข้อมูลสำหรับระเบียนที่เกี่ยวข้องกับทางการเงิน และในหลายๆ กรณีจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลที่ไร้ระเบียบและกึ่งมีระเบียบ เช่น อีเมล ไว้ด้วย จริงๆ แล้วก็คือการดำเนินการให้อีเมลและสิ่งที่แนบมาพร้อมกับอีเมลเหล่านั้นอยู่ในรูปของระเบียนทางธุรกิจที่เป็นทางการและเป็นที่ยอมรับได้ทางกฎหมาย
กฎระเบียบเหล่านี้จำนวนมากบังคับให้องค์กรต้องดำเนินการกับระเบียนทางธุรกิจทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ เพื่อให้แน่ใจได้ว่าจะสามารถตรวจสอบได้ มีความน่าเชื่อถือ และเป็นไปตามมาตรฐานดังกล่าว บริษัทต่างๆ จะต้องสามารถตรวจวัดและระบุความเสี่ยงที่มีอยู่ของการจัดเก็บและจัดการข้อมูลอีเมล เว็บเพจ การบันทึกเสียง ข้อความทันใจ (ไอเอ็ม) และข้อมูลไม่พึงประสงค์ที่มีอยู่จำนวนมากได้
จากรายงานการวิจัยของ ESG ฉบับล่าสุดเรื่องพัฒนาการของการป้องกันข้อมูลระบุว่า อีเมลและข้อมูลรูปแบบอื่นๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการรับส่งข้อความองค์กรนั้น เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจและไอทีให้การคำนึงถึง เนื่องจากมีการดำเนินการด้านธุรกรรมทางธุรกิจส่วนใหญ่ทั้งหมดผ่านทางอีเมลทุกวัน ดังนั้น อีเมลจึงเป็นแอปพลิเคชันที่สำคัญที่สุดที่จะต้องมีการนำระบบสำรองและกู้คืนข้อมูลเข้ามาใช้ โดยจะเห็นได้ชัดว่าแนวทางด้านกลยุทธ์ดังกล่าวได้รับการกำหนดควบคู่ไปกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ขององค์กรที่ถูกพิจารณาว่าเป็น ภารกิจที่วิกฤต เนื่องจากปัจจุบันความสามารถในการเข้าถึงเนื้อหาอีเมลนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย การจัดเก็บข้อมูลแบบถาวร ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายด้านการเก็บรักษาข้อมูล จะทำให้เนื้อหาอีเมลได้รับการจัดการในรูปของระเบียนข้อมูลและถูกรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างง่ายดาย
กลยุทธ์ในการจัดการอีเมล
นายทวีศักดิ์กล่าวว่า การนำโซลูชันจัดเก็บข้อมูลอีเมลมาใช้ควรพิจารณาในเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้ 1.แหล่งเนื้อหาจำนวนมาก บริษัทควรใช้โซลูชันจัดเก็บข้อมูลถาวรแบบแอ็กทีฟที่สามารถสนับสนุนการจัดเก็บเนื้อหาจากแอปพลิเคชันที่แตกต่างกัน ทั้งในระบบเชิงพาณิชย์และที่เกิดขึ้นภายในองค์กร รวมถึงข้อมูลที่มีระเบียบและไร้ระเบียบลงในสถาปัตยกรรมการจัดเก็บข้อมูลแบบแอ็กทีฟ เป็นเรื่องปกติที่บริษัทขนาดใหญ่จะมีแอปพลิเคชันแตกต่างกันนับร้อยแอปพลิเคชัน ดังนั้นระบบจัดเก็บไฟล์จะต้องมีความคล่องตัวสูงเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบ กฎหมาย หรือความต้องการทางด้านธุรกิจ
2.การจัดการเมลบ็อกซ์ หรือ กล่องจดหมาย สิ่งนี้จะช่วยลดโหลดบนระบบจัดเก็บข้อมูลอีเมลหลักด้วยการโอนย้ายข้อมูลเหล่านั้นไปยังชั้นจัดเก็บแบบถาวรหรือระบบจัดเก็บข้อมูลตามความต้องการทางธุรกิจ 3.สนับสนุนนโยบายทางธุรกิจ เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดหนึ่งอย่างสำหรับโซลูชันจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวรคือการสนับสนุนนโยบายทางธุรกิจของบริษัท โดยนโยบายทางธุรกิจเป็นการรวมข้อกำหนดด้านกฎหมาย ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติให้เป็นไปตามกฎระเบียบและนโยบายองค์กรโดยรวม ซึ่งเกี่ยวข้องกับวิธีการที่บริษัทใช้จัดการกับสินทรัพย์ข้อมูลของบริษัทให้เป็นหนึ่งเดียว
4.บริการจัดเก็บข้อมูลแบบถาวรทั่วไป เมื่อโซลูชันจัดเก็บข้อมูลถาวรแบบแอ็กทีฟสามารถสนับสนุนแหล่งเนื้อหาที่แตกต่างกันจำนวนมากให้เข้าที่ได้แล้ว ชุดของบริการแบบทั่วไปที่ครอบคลุม เช่น การทำดัชนี/ค้นหา การจัดหมวดหมู่ข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง การเก็บรักษา หรือการจัดวาง ก็จะต้องสามารถใช้การได้ด้วย การนำบริการด้านการจัดการทั่วไปดังกล่าวนำไปใช้กับเนื้อหาชนิดต่างๆ จำนวนมากนั้นจะต้องสามารถดำเนินการได้จากส่วนกลางโดยยึดตามนโยบายทางธุรกิจที่กำหนดไว้5.ความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการเก็บรักษาข้อมูล การเก็บข้อมูลอีเมลถาวรแบบแอ็กทีฟควรเก็บรักษาความถูกต้องและความสมบูรณ์ของระเบียนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บไว้ให้ได้ และต้องแน่ใจได้ว่าระเบียนเหล่านั้นจะปลอดภัยจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต การเปลี่ยนแปลง และจะไม่เกิดการเปลี่ยนแปลงขณะจัดเก็บเมื่อเวลาผ่านไป กฎระเบียบบางอย่างระบุให้ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกจัดเก็บไว้นั้นจะต้องไม่เกิดการเปลี่ยนแปลง ถูกปรับเปลี่ยน หรือถูกลบตลอดชั่วอายุขัยของระเบียน
6.ช่วงอายุของข้อมูล โซลูชันจัดเก็บข้อมูลถาวรแบบแอ็กทีฟต้องเก็บรักษาข้อมูลได้อย่างยาวนาน จะเห็นได้ว่าในหลายกรณี เนื้อหาภายในระเบียนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการเก็บไว้เป็นระยะเวลานาน เช่น สถาบันด้านการดูแลสุขภาพต้องเก็บระเบียนไว้ให้ได้นานถึง 50 ปี และในช่วงเวลาดังกล่าว เทคโนโลยีจำเป็นที่ใช้ในการจัดเก็บระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ก็อาจล้าสมัยไปแล้ว จึงดูเหมือนว่าเนื้อหาจะมีอายุยาวนานกว่าสื่อที่ใช้จัดเก็บ ดังนั้นโซลูชันจัดเก็บข้อมูลแบบแอ็กทีฟจึงต้องสามารถสนับสนุนข้อมูลที่มีอายุยาวนานได้ด้วยการโอนย้ายเนื้อหาไปยังเทคโนโลยีปัจจุบันได้อย่างง่ายดายและโปร่งใส
ผลประโยชน์ที่ได้รับ
ในด้านค่าใช้จ่ายช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายและภาระด้านการจัดการที่เกี่ยวข้องกับปริมาณอีเมลที่เพิ่มจำนวนอย่างมากด้วยการโอนย้ายสิ่งที่แนบและ/หรือข้อความที่เก่าหรือมีการเข้าถึงน้อยครั้งจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่มีปริมาณการรับส่งข้อมูลอย่างมากไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบถาวรที่มีค่าใช้จ่ายไม่สูงนักโดยอัตโนมัติ การนำโซลูชันจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวรไปใช้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการและการสนับสนุนในระยะยาวได้ รวมทั้งตอบสนองต่อการสืบค้นทางกฎหมาย โดยผลิตภัณฑ์จัดเก็บข้อมูลแบบถาวรที่จัดการอีเมลและข้อมูลเฉพาะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจัดเตรียมหรือตอบสนองต่อความต้องการในด้านการสืบค้นทางกฎหมายได้ดีขึ้น และลดการเสียค่าปรับที่มักจะเกิดขึ้นในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติตามข้อบังคับในการเก็บรักษาระเบียนข้อมูลไว้ได้ นอกจากนี้ผลิตภัณฑ์จัดเก็บข้อมูลแบบถาวรถือเป็นส่วนประกอบเชิงกลยุทธ์ของโซลูชันการจัดการเนื้อหาโดยรวม เนื่องจากมีผลอย่างมากต่อประสิทธิภาพของพนักงาน โดยจะเข้าไปปรับปรุงกิจกรรมด้านการจัดการอีเมลที่ต้องทำด้วยตนเองก่อนหน้านี้ให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
โซลูชันจัดเก็บข้อมูลอีเมลสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้แก่กระบวนการสืบค้นและเรียกคืนข้อมูลได้อย่างมาก ส่งผลให้พนักงานฝ่ายบริหารใช้เวลาในการค้นหาและเรียกคืนข้อความที่จัดเก็บไว้น้อยลง
นายทวีศักดิ์ย้ำว่า การปรับใช้โซลูชันจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวรมีศักยภาพอย่างมากในด้านการสร้างผลประโยชน์ทางธุรกิจ การเงิน และการดำเนินการให้แก่องค์กร ด้วยการถ่ายโอนอีเมลและสิ่งที่แนบมานั้นจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลหลักไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล โดยโซลูชันจัดเก็บข้อมูลสามารถยืดอายุใช้งานของเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่มีอยู่ เลื่อนความต้องการที่จะต้องจัดซื้อเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติมแม้ว่าข้อมูลอีเมลจะยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง องค์กรต่างๆ ในอุตสาหกรรมทั้งหมด โดยเฉพาะอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดจะได้รับประโยชน์อย่างชัดเจนจากโซลูชันจัดเก็บข้อมูลอีเมล โดยสามารถปรับปรุงความสามารถในด้านการตอบสนองได้อย่างรวดเร็วต่อคำร้องขอสืบค้นทางกฎหมายสำหรับข้อมูลอีเมลและข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ ของการรับส่งข้อความองค์กร จะเห็นได้ว่าปริมาณอีเมลที่เพิ่มขึ้นสร้างภาระให้แก่เซิร์ฟเวอร์อีเมลและระบบจัดเก็บข้อมูลอย่างมาก และแพลตฟอร์มจัดเก็บเนื้อหาที่ให้โซลูชันที่มีประสิทธิภาพและสามารถปรับขนาดได้อย่างมากตลอดจนตอบสนองความต้องการในด้านการจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบถาวรได้นั้น จึงไม่ได้เป็นเพียงแค่สิ่งจำเป็น แต่เป็นสิ่งที่ต้องมี
ที่มา: manager.co.th
